Αναζητούμε ένα αξιόπιστο και ιδιαίτερα οργανωμένο άτομο για τη θέση Office Operations Coordinator (Συντονιστή Λειτουργιών Γραφείου) στα γραφεία μας στη Λευκωσία. Η θέση είναι καθαρά διοικητική και δεν απαιτεί νομικό υπόβαθρο· ωστόσο, είναι απαραίτητες εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες, πρωτοβουλία και προσοχή στη λεπτομέρεια. Η απαραίτητη νομική γνώση για την εκτέλεση των καθηκόντων θα είναι σε βασικό επίπεδο και μπορεί να αποκτηθεί μέσω εκπαίδευσης.
Κύρια Καθήκοντα:
- Παρακολούθηση προθεσμιών και εργασιών μέσω του συστήματος διαχείρισης υποθέσεων (Zygos).
- Αποστολή υπενθυμίσεων και παρακολούθηση των δικηγόρων για την έγκαιρη πρόοδο των υποθέσεων.
- Προετοιμασία εβδομαδιαίων αναφορών με προθεσμίες, εκκρεμότητες και επερχόμενες προτεραιότητες.
- Υποστήριξη των διευθυντών στην ιεράρχηση υποχρεώσεων και στην ανάδειξη επειγουσών υποθέσεων/υποχρεώσεων.
- Προτυποποίηση διαδικασιών
- Σύνταξη / επικαιροποίηση εσωτερικών οδηγιών (π.χ. πώς καταχωρούνται νέες υποθέσεις, πώς γίνεται η αρχειοθέτηση) όπου δεν υπάρχει γραπτή προτυποποίηση).
- Εντοπισμός επαναλαμβανόμενων προβλημάτων και εισήγηση βελτιώσεων.
- Διαχείριση ποιότητας / συμμόρφωσης
- Έλεγχος ότι τηρούνται οι προθεσμίες σε ζητήματα regulatory/compliance.
- Υπενθύμιση για υποχρεωτικές ανανεώσεις, πιστοποιήσεις ή άδειες.
- Υποβοήθηση σε ελαφρά διοικητικά καθήκοντα HR, περιλαμβανομένων:
- Παρακολούθησης παρουσιών προσωπικού
- Διαχείριση αιτημάτων αδειών
- Τήρηση βασικών αρχείων ανθρώπινου δυναμικού
- Συντονισμός on-boarding νέων υπαλλήλων (έντυπα, κατευθυντήριες οδηγίες, εκπαίδευση στη ροή εργασιών).
- Ετοιμασία εγγράφων για διαγωνισμούς-προσφορές εκ μέρους του δικηγορικού γραφείου.
Απαραίτητα Προσόντα:
- Εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες, πρωτοβουλία και προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Άριστη γνώση της Ελληνικής και Αγγλικής Γλώσσας.
- Άριστη γνώση και χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών.
- Ακεραιότητα χαρακτήρα και επαγγελματισμός.
- Κατ’ ελάχιστο 1 έτος εμπειρίας σε δικηγορικό, λογιστικό ή γραφείο παροχής υπηρεσιών.
Επιπρόσθετα Προσόντα (θεωρούνται ως πλεονεκτήματα αλλά δεν είναι απαραίτητα):
- Εμπειρία σε δικηγορικό γραφείο ή γραφείο παροχής διοικητικών υπηρεσιών.
- Η κατοχή πρόσθετων πιστοποιήσεων και/ή διπλωμάτων και/ή πτυχίου.
- Γνώση ξένης γλώσσας (άλλης από τα αγγλικά).
Προσφέρεται:
- Εξαιρετικό περιβάλλον και ελκυστικό ωράριο εργασίας.
- Η θέση προορίζεται για άτομο που θα απασχολείται κατά μέσο όρο 20 ώρες την εβδομάδα, κατά προτίμηση μεταξύ των ωρών 08:00-14:00.
- Το ωράριο δύναται να αποτελέσει αντικείμενο διαπραγμάτευσης με το υποψήφιο πρόσωπο που θα επιλεγεί να του γίνει προσφορά εργοδοτήσεως.
- Ελκυστικό πακέτο αποδοχών αναλόγως προσόντων και εμπειρίας (επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας www.angelides.law/careers).
- Συμμετοχή σε ιδιωτικό συνταξιοδοτικό σχέδιο με το πέρας συγκεκριμένης περιόδου.
- Ετήσια άδεια μετ’ απολαβών αυξάνεται αναλόγως των ετών υπηρεσίας στο γραφείο.
- Θα προσφερθεί συμβόλαιο εργοδοτήσεως αορίστου χρόνου που θα ενσωματώνει τα ανωτέρω.
Τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα για την πιο πάνω θέση να αποστείλουν το βιογραφικό τους σημείωμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση